Vedtægter

Haveforeningen Kløverbladet

§1. Navn og hjemsted 

Navn: HF Kløverbladet

Kommune: Vordingborg kommune

Adresse: Søndertoften 17, 4760 Vordingborg

Matr.nr.: 2y og 2z, Ornebjerg by, Kastrup

§3. Medlemmer

        1. Som medlem kan kun optages myndige personer, som har folkeregisteradresse i Danmark               og i øvrigt lever op til lovgivningens betingelser for at erhverve fast ejendom i Danmark.

        2. Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har skrevet under på en                         lejekontrakt på et havelod, hvor der er betalt et indskud. Indskud retuneres ikke ved                           ophør af medlemskabet.

        3. Ved leje af et havelod oprettes en lejekontrakt med tilhørende lejevilkår, som regulerer                     lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet. Der kan registreres to lejere på en                             lejekontrakt. Lejere på samme lejekontrakt er sidestillet og har samme rettigheder og                       forpligtelser overfor foreningen.

        4. Et medlem må maksimalt leje 1 havelod.

        5. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person,                   som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette                         medlem skal i perioden overholde alle forpligtelser i foreningen og skal betale haveleje                     og andre beløb, der opkræves af foreningen frem til det tidspunkt, hvor haveloddet er                       videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på haveloddet, har                             hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag til haveforeningens                                                 generalforsamling, og skal inden for 6 måneder fra tvangsauktionsdagen overdrage                           haveloddet til en person, som opfylder kravene i stk. 1 og 2.

§4. Generalforsamlingen

        1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.

        2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest i maj. Dagsordenen skal mindst                 indeholde følgende punkter:

             # Valg af dirigent, referent og stemmetællere.

             # Bestyrelsens beretning.

             # Årsregnskab med evt. revisionsberetning.

             # Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af haveleje.

             # Indkomne forslag.

             # Valg af formand/kasserer. (Formand i lige år, kasser i ulige år)

             # Valg af bestyrelsesmedlemmer (1-2 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 2-3 i lige år)

             # Valg af to suppleanter for et år af gangen.

             # Valg af 1 bilagskontrollant for 2 år i ulige år.

             # Valg af 1 bilagskontrollant-suppleant for 1 år.

             # Evt.

        3. Ordinær generalforsamling indkaldes med brev eller mail, og på hjemmesiden med                           mindst 3 ugers varsel.

        4. Dagsorden, budget, årsregnskab og bestyrelsens evt. forslag udsendes sammen med                         indkaldelsen til generalforsamlingen.

        5. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i               hænde senest den 1. marts, hvorefter de skal optages på den dagsorden, som udsendes                   til medlemmerne.

        6. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes myndige                 husstand. Samme personkreds har ligeledes taleret. Andre personer inviteret af                                   bestyrelsen har adgang og taleret ved generalforsamlingen, men har dog ingen                                     stemmeret. Alene medlemmer af foreningen, jf. §3, stk. 2, som ikke er i restance, har                           stemmeret.

        7. Der kan afgives 1 stemme pr. havelod.

        8. Der kan stemmes ved fuldmagt til et andet medlem, men intet medlem kan pr. fuldmagt                   repræsentere mere end 1 havelod udover egen stemme.

        9. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de fremmødte stemmeberettigede ved                     simpelt flertal. Blanke stemmer er ugyldige stemmer. Skal der stemmes om forslag til: 

             # Vedtægtsændringer

             # Ændringer af lejevilkår

             # Optagelse af kollektive lån

             # Ekstraordinære indskud

             # Haveforeningens opløsning

             kræves det dog, at mindst 40 haver er til stede, og at 66 % af de afgivne stemmer går ind                   herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 66 % af de afgivne stemmer har stemt                 for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte,                     kan vedtage forslaget med 66 % af de afgivne stemmer. Blanke stemmer indgår i                                   optællingen og skal i den forbindelse sidestilles med en "nej"-stemme.

      10. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt på                                     bestyrelsens vegne af foreningens formand. Referatet offentliggøres på foreningens                           hjemmeside senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse.

§5. Ekstraordinær generalforsamling

        1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af                         bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden, beslutter det.

        2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 25% af foreningens                       medlemmer stiller et skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.

        3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen

             skal indeholde en dagsorden. Bestyrelsen er i de i stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at                       indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 30 dage fra beslutningen eller                               begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 14               dage og senest 4 uger efter indkaldelsen.

        4. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter stk. 2, kan kun                   træffes, hvis mindst 2/3 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen                             deltager.

        5. Bestemmelserne i § 4, stk. 6-10 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.

§6. Generalforsamlingens opgaver og mandater

        1. Generalforsamlingen fastlægger foreningens vedtægter, lejevilkår og ordensregler,                             herunder regler for vedligeholdelse af haven og fællesarbejde.

        2. Generalforsamlingen fastlægger det indskud, som skal betales ved optagelse i foreningen.

        3. Generalforsamlingen fastlægger den årlige haveleje på baggrund af det budget, som                           foreningens bestyrelse forelægger generalforsamlingen til godkendelse. Lejen fastsættes i               forhold til arealet af de enkelte havelodder. Haveleje er en pligtig pengeydelse i                                     lejeforholdet.

        4. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større                                                     anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign.                                   Engangsbeløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

        5. Generalforsamlingen kan fastsætte bod eller andre sanktioner samt størrelsen heraf for 

             manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven samt                                   manglende overholdelse af øvrige bestemmelser, som medlemmet er forpligtet til at 

             overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

        6. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr, som opkræves, hvis leje eller anden pligtig 

             pengeydelse ikke er betalt rettidigt.

        7. Generalforsamlingen fastsætter bestyrelsens honorar, evt. i form af gratis haveleje.

        8. Generalforsamlingen tager stilling til de forslag, som medlemmerne sætter på                                       dagsordenen.

§ 7. Bestyrelsen

        1. Til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens 

             beslutninger, vælger generalforsamlingen en bestyrelse.

        2. Bestyrelsen består af 4-5 personer, der vælges for en 2-års periode.

        3. Valgbar er enhver, der har været medlem af foreningen i mindst 12 måneder, og som ikke 

            er i restance.

        4. En opstiller, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges,                         såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

        5. Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig selv, og fastlægger selv grundlaget

             for sit virke i en forretningsorden.

        6. Såfremt formanden eller kassereren afgår inden for sin valgperiode, indkaldes til                                 ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, såfremt udtræden ikke sker umiddelbart                        før en ordinær generalforsamling.

        7. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder en suppleant

             i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Hvis                                 bestyrelsen inkl. suppleanter på et tidspunkt består af færre end 4 personer, indkaldes til

             ny generalforsamling med henblik på suppleringsvalg. Suppleringsvalg af denne karakter

             gælder dog kun for resten af de fratrådtes valgperiode, hvorefter nyvalg skal finde sted.

        8. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvis han/hun har en                               personlig interesse i sagen.

        9. Der føres referat af bestyrelsesmøderne, som efter godkendelse lægges på foreningens

             hjemmeside (dog ikke personsager)

       10. Udebliver et medlem af bestyrelsen (bortset fra formand og kasserer) uden anmeldt og                    gyldig grund fra 3 på hinanden følgende møder, udgår vedkommende af bestyrelsen, og 

              en suppleant indkaldes, jf. pkt. 7.8.

       11. Bestyrelsens medlemmer honoreres med gratis haveleje. Formanden får endvidere et                      honorar, som fastsættes af generalforsamlingen. Herudover kan bestyrelsens                                        medlemmer få refunderet udgifter, som de har afholdt på foreningens vegne, dog 

              maksimalt efter statens takster.

§ 8. Bestyrelsens opgaver og mandater

         1. Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for, at                                              generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at

              foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, en

               lokalplan eller en lejekontrakt.

         2. Den daglige ledelse af foreningen indebærer, at bestyrelsen har mandat til at træffe de

              beslutninger, der er nødvendige for driften af foreningen - herunder afholde de                                      nødvendige udgifter. Normal drift af foreningen omfatter bl.a.:

              - Fastlæggelse af diverse procedurer som får foreningen til at fungere.

              - Fastlægge procedurer for kontrol af medlemmets kontaktinformationer.

              - Indføre nødvendige ordensregler i perioden mellem generalforsamlinger, som                                       efterfølgende skal bekræftes af generalforsamlingen.

              - Indføre procedurer i forbindelse med vandåbning og vandlukning, herunder mødepligt

                eller andre retningslinjer for adgangsforhold, f.eks. fuldmagt til andre medlemmer.

              - Optagelse af nye medlemmer.

              - Påtale og øvrige sanktioner overfor medlemmer, som ikke overholder foreningens

                 regler mv.

              - Ophævelse af lejekontrak med medlemmer, som ikke overholder foreningens regler.

              - Betaling af foreningens nødvendige udgifter.

              - Drift og vedligehold af foreningens fællesområder og fællesbebyggelse.

              - Opdatering og vedligeholdelse af foreningens hjemmeside og regelsæt.

              - Iværksætte nødvendige tiltag og afholde nødvendige udgifter, som er nødvendige for

                at overholde eksterne regler (f.eks. persondataregler, regler som fællesarealer,                                      spildevand, affald mv.)

              - Tegne nødvendige forsikringer.

              - Forhandling med myndigheder og andre eksterne parter vedr. foreningens område.

         3. Bestyrelsen kan benytte ekstern arbejdskraft til særlige opgaver, f.eks. IT, juridisk samt

              regnskabs- og revisionsmæssig bistand. Den eksterne arbejdskraft kan deltage i 

              bestyrelsesmøder uden stemmeret.

         4. Bestyrelsen kan nedsætte forskellige underudvalg til at løse konkrete opgaver, f.eks.

              festudvalg, legeplads-udvalg eller lignende. Udvalgene har ingen selvstændig 

              beslutningskompetence, men refererer til bestyrelsen, som dog kan uddelegere konkret

              ansvar og budget til udvalget.

         5. Opgaver og udgifter udover denn normale drift, som har karakter af fornyelse, 

              investeringer, anskaffelse eller udvikling, forelægges generalforsamlingen, hvis udgiften

              overstiger et maksimum-beløb, som fastsættes af generalforsamlingen. 

         6. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:

              - en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved 

                 uagtsomme erstatningspådragende handlinger.

              - en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse

                 med administration af foreningens midler.

              - en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for

                 trejdemand.

              - en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde

                 i foreningen.

              - en arbejdsskadeforsikring.

              - en rethjælpsforsikring.

§ 9. Proces for påtaler, sanktioner og ophævelse.

         1. Når bestyrelsen ifølge lejevilkårene har ret til at påtale, sanktionere og/eller ophæve

              en lejekontrakt med et medlem, sker det med følgende fremgangsmåde:

              # For forsinket eller manglende betaling betales et gebyr fastsat af                                                               generalforsamlingen. Gebyret kan opkræves ved hver forsinket betaling. 1. rykker

                 sendes efter forfaldsdato med en frist på 14 dage, 2. rykker sendes ligeledes efter

                 den nye forfaldsdato med en ny frist på 14 dage. Hvis den pligtige pengeydelse fortsat

                 ikke er betalt, ophæves lejemålet. Det er en forudsætning for ophævelse af 

                 lejekontrakten på grund af manglende betaling, at foreningens rykker/påkrav er afgivet

                 efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkelig angives, at medlemskabet

                 bliver ophævet, hvis restancen ikke er betalt inden udløbet af den meddelte frist.

              # For misligholdelse af haven sendes en påtale med frist på 14 dage til at udbedre                                forholdet. Hvis forholdet ikke er udbedret, kan bestyrelsen herefter sætte en 

                  havemand til at udføre arbejdet for medlemmets regning. Betaling for havemand er en

                  pligtig pengeydelse i medlemsforholdet.

               # For øvrige overtrædelser af vedtægter, lejevilkår, ordensregler samt regler fastsat

                   udefra sendes i første omgang en påtale uden yderligere sanktion. Anden påtale for

                   samme forseelse udløser dels en bod fastsat af generalforsamlingen, dels at 

                   medlemmet skal betale de faktiske omkostninger ved påtalen, f.eks. porto, mv. Både

                   bod og faktiske omkostninger betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

           2. Påtaler, advarsler og rykkere kan sendes telefonisk, via sms og via mail samt afleveres

                af bestyrelsen på haveloddet eller sendes til medlemmets folkeregisteradresse.

           3. Der sendes ikke påtale eller advarsel, når en kreditor har overtaget bebyggelsen på

                haveloddet, eller hvis medlemmet er blevet dømt i en straffesag, som vedrører 

                foreningens område. I disse tilfælde skrides direkte til ophævelse af lejemålet.

           4. En påtale eller anden sanktion fra bestyrelsen er altid gældende i 3 år, således at ny

                overtrædelse af samme art inden for den 3-årige periode vil blive anset for en grov

                tilsidesættelse af vedtægter eller ordensregler, som kan medføre ophævelse af                                      lejemålet.

§ 10. Hæftelse og tegningsret.

            1. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition

                 over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold. 

                 Bestyrelsen kan meddele prokura/fuldmagt.

            2. I forhold udadtil forpligtes foreningen af formand og kasser i fællesskab.

            3. Uanset stk. 1 og 2, er retshandler vedrørende foreningen kun gyldige og har bindende

                 virkning over for trejdemand, når de vedtages af den samlede bestyrelse.

            4. Kasserer kan råde over kort og netbank til foreningens bankkonti.

            5. I forholdet til trejdemand hæfter medlemmerne ikke for foreningens forpligtelser med 

                 andet end deres andel i foreningens formue. Generalforsamlingen kan dog med 66% 

                 majoritet vedtage personlig og solidarisk hæftelse for gæld til anerkendt pengeinstitut.

            6. I forhold til foreningen hæfter medlemmerne personligt, hvilket også skal gælde for tab,

                 som foreningen har på enkelte medlemmer. Dermed er foreningen berettiget til at                               opkræve beløb hos de enkelte medlemmer, som foreningen har betalt, idet omfang

                 foreningen kan dokumentere, at udgiften rettelig vedrører forhold medlemmet er 

                 ansvarlig for, herunder eks. beløb, som kan henføres til, at man var fraværende ved

                 vandåbning/lukning.

§ 11. Regnskab og revision.

           1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

           2. Det påhvilder kassereren (evt. via ekstern revisor) at udarbejde et årligt driftsregnskab

                ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende

                værdier og forpligtelser.

           3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en 

                regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

           4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i 

                overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen

                kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller 

                statsautoriteret revisor.

           5. Det påhviler den valgte bilagskontrollant at gennemgå foreningens årsregnskab samt

                føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.

           6. Bilagskontrollanterne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år.

                Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

§ 12. Tavshedspligt og persondata.

           1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg nedsat af bestyrelsen, har                                            tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige 

                 forhold, som medlemmerne får indblik i under deres arbejde for foreningen. Dette 

                 gælder også, når de ikke længere varetager hvervet.

           2. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i                                                                persondataforordningen.

                Bestyrelsen beskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens 

                persondatafortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens 

                persondatapolitik på hjemmesiden.

§ 13. Foreningens opløsning.

            1. Hvis en gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at

                 foreningens virke overføres til anden haveområde, vil foreningens formue være at

                 overføre til den forening, som viderefører det nye haveområde og med samme 

                 forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.

            2. Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører med at drive 

                 kolonihaver, vælges 2 likvidatorer, som forestår betalingen af de beløb, såsom

                 forudbetalt haveleje eller anden formue, med fradrag af gæld såvel fra foreningens som

                 medlemmernes side. Den resterende formue udbetales til de medlemmer, der er

                 registreret på det pågældende tidspunkt.

Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 5. november 2022